Meno riunioni, non zero: le abitudini che funzionano nei team tech

Oggi è martedì. Secondo i dati di Microsoft è il giorno della settimana con più riunioni. Se il tuo calendario sembra un tetris, questo articolo fa per te: vediamo cosa dicono i dati sulle riunioni più brevi e quali abitudini funzionano davvero.

La notizia, in sintesi, è leggera ma utile. Le riunioni non vanno abolite. Vanno dosate, come il sale.

Lo studio: meno riunioni, più produttività

Ben Laker, della Henley Business School, ha interpellato con tre colleghi 76 aziende che negli ultimi 14 mesi avevano ridotto le riunioni. Alcune si sono spinte lontano: il 35% era arrivato a tre giorni senza riunioni a settimana, l’11% a quattro.

I risultati sono usciti su Harvard Business Review il 9 marzo 2022. Ecco i principali:

• con il 40% di riunioni in meno, la produttività risultava più alta del 71% e la soddisfazione del 52%;
• con il 60% in meno, la cooperazione cresceva del 55% e il rischio di stress scendeva del 57%;
• con l’80% in meno, la sensazione di essere controllati a vista (il cosiddetto micromanagement) calava del 74%.

Il dettaglio che cambia tutto: zero non è l’obiettivo

Qui arriva la parte controintuitiva. Secondo gli autori, oltre il 60% di taglio i benefici si appiattiscono e poi iniziano a calare. Chi ha eliminato del tutto le riunioni ha visto peggiorare soddisfazione, produttività, coinvolgimento e cooperazione.

Gli autori non entrano nei dettagli del perché, ma l’ipotesi più semplice è che senza momenti insieme il team perda coesione. Il loro suggerimento è di riservare alle riunioni due giorni a settimana.

Un paio di limiti, per onestà. Lo studio è un sondaggio, non un esperimento controllato. Riguarda solo aziende che avevano già scelto di ridurre le riunioni, e molte misure sono percezioni (come stress e soddisfazione). Per una startup di dieci persone non dice nulla di certo.

Il caso Shopify: la grande pulizia del calendario

A gennaio 2023 Shopify, l’azienda canadese del commercio online, ha fatto una mossa drastica. Ha cancellato tutte le riunioni ricorrenti con più di due persone. Poi ha fissato alcune regole:

• il mercoledì senza eventi in calendario;
• riunioni con più di 50 persone solo il giovedì, in una fascia oraria precisa;
• nessuna riunione da rimettere in calendario per almeno due settimane.

Secondo l’azienda, sono spariti circa 10.000 eventi, pari a oltre 76.500 ore. Sei mesi dopo è arrivato un calcolatore che mostra il costo stimato di ogni riunione con tre o più persone. Secondo questo strumento, una riunione tipica di mezz’ora con tre persone costa tra 700 e 1.600 dollari.

Attenzione però a separare fatti e annunci. Il calo del 14% del tempo medio in riunione riguarda i primi cinque mesi del 2023. Invece le 322.000 ore risparmiate nell’anno e il +18% di progetti completati sono proiezioni e stime dell’azienda. Non risultano dati pubblici sugli effetti nel lungo periodo.

Perché chi programma soffre di più

Nel 2009 Paul Graham, programmatore e investitore, ha descritto due modi di vivere la giornata. Il manager organizza la giornata in blocchi da un’ora. Il “maker”, cioè chi crea (scrive codice o testi), lavora meglio con almeno mezza giornata di fila.

Per un maker, una sola riunione a metà pomeriggio può bastare a sprecarlo: lascia due spezzoni troppo corti per affrontare un lavoro difficile. I dati più recenti di Microsoft, raccolti dai suoi strumenti di lavoro e pubblicati a giugno 2025, vanno nella stessa direzione:

• metà delle riunioni cade tra le 9 e le 11 e tra le 13 e le 15, fasce in cui molte persone rendono di più;
• il 57% sono chiamate improvvisate, senza invito in calendario;
• chi riceve più messaggi (il 20% più sollecitato) viene interrotto in media ogni 2 minuti da riunioni, email o notifiche, su una giornata di 8 ore. È una stima di Microsoft, quindi prendila con cautela.

Anche i lavoratori se ne accorgono. In un sondaggio di Atlassian su 5.000 persone, l’80% pensa che gran parte delle riunioni si potrebbe fare in metà tempo. Ricorda però che Microsoft e Atlassian vendono strumenti per lavorare: i loro dati sono utili, ma non neutrali.

Cosa puoi fare subito

Ecco sei abitudini concrete. Non servono tutte insieme: scegline una o due e provale per un mese.

1. Un giorno senza riunioni, ma non zero riunioni. Scegli un giorno fisso per tutto il team, come il mercoledì di Shopify. Lascia almeno due giorni a settimana per incontrarvi.
2. Niente agenda, niente riunione. Ogni invito indica l’obiettivo e ha un documento condiviso con contesto e risultato atteso. Chi non è indispensabile è segnato come opzionale.
3. Durate più corte di default. GitLab usa riunioni da 25 o 50 minuti invece di 30 o 60. Atlassian propone 15 minuti come durata standard. E si inizia puntuali.
4. Lo standup per iscritto. Lo standup è il breve aggiornamento quotidiano del team. Puoi farlo in modo asincrono, cioè senza essere collegati nello stesso momento: ognuno scrive i suoi progressi in chat.
5. Proteggi i blocchi lunghi. Raccogli le riunioni in una finestra fissa, per esempio a fine giornata. Poi blocca in calendario sessioni di concentrazione da 90-120 minuti.
6. Pulizia trimestrale. Ogni tre mesi cancella le riunioni ricorrenti e rimetti solo quelle che ti mancano dopo due settimane. Prima di convocare, fai un conto a mente: persone per durata per costo orario.

Due avvertenze. Lo scritto ha un costo: troppi messaggi diventano un’altra fonte di interruzioni, quindi fissa anche degli orari per leggere e rispondere. E alcune riunioni vanno difese, come l’inserimento dei nuovi arrivati, i conflitti, le decisioni delicate e il confronto con il tuo responsabile.

Infine, un segnale di team sano: poter rifiutare un invito senza conseguenze. Declinare non significa disinteressarsi, ma dare priorità. Se vuoi lavorare anche sullo stress da scrivania, leggi i nostri 9 consigli per evitare lo stress in smart working.

Fonti

• Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings – Harvard Business Review
• Shopify is axing all meetings involving more than two people in a remote work ‘calendar purge’ that the company itself calls ‘fast and chaotic’ – Fortune
• Shopify’s crusade against Zoom meetings now includes a cost calculator: ‘Most of the modern work environment is broken’ – Fortune
• Maker’s Schedule, Manager’s Schedule – paulgraham.com
• Breaking down the infinite workday – Microsoft WorkLab
• Workplace Woes: Meetings Edition – Atlassian
• All-Remote Meetings – GitLab Handbook