RicercAttiva - Usare l'AI al lavoro senza rischi: la guida per proteggere i dati

In breve

Quello che incolli in un’app di intelligenza artificiale (AI) gratuita può essere conservato, letto da revisori e usato per «allenare» i modelli, se non cambi le impostazioni.
Prima regola: niente dati di clienti e colleghi, password, contratti o numeri riservati. Se ti serve un testo vero, rendilo anonimo prima di incollarlo.
In ChatGPT, Gemini, Claude e Copilot puoi spegnere l’uso delle chat per l’addestramento. In ChatGPT, Gemini e Claude puoi anche aprire chat temporanee, che non finiscono nella cronologia.
Le versioni aziendali di solito non usano i tuoi dati per addestrare i modelli. Ma la scelta dello strumento spetta all’azienda, non a te.

Hai un’email difficile da scrivere a un cliente. La copi in ChatGPT e chiedi: «Rendila più gentile». Due minuti e hai risolto. Ma dove è finita quell’email, con il nome del cliente e l’importo della fattura?

Questa Guida della domenica ti spiega cosa succede ai testi che incolli in un’AI, cosa non incollare mai e quali impostazioni cambiare oggi stesso. Alla fine trovi un metodo in 4 passi per rendere anonimo un testo e le regole europee e italiane spiegate senza paroloni.

Perché quello che scrivi non resta solo tra te e la chat

Un assistente AI non è un quaderno chiuso nel cassetto. Quando scrivi, il testo viaggia sui server (i computer) dell’azienda che fornisce il servizio. Lì può succedere più di una cosa.

Addestramento: nelle versioni per uso personale le conversazioni possono servire a «allenare» i modelli futuri, cioè a migliorarli. Di solito l’opzione è attiva finché non la spegni.
Revisori umani: Google, per esempio, avvisa che una parte delle chat di Gemini viene letta da persone, e che quelle chat restano conservate fino a tre anni, staccate dal tuo account.
Conservazione: anche quando cancelli o usi le modalità più riservate, una copia resta per un periodo di sicurezza, da qualche giorno fino a circa un mese.

Non è un rischio teorico. Nella primavera del 2023 alcuni dipendenti Samsung incollarono in ChatGPT codice riservato e la registrazione di una riunione. L’azienda reagì vietando per un periodo l’uso di questi strumenti al lavoro.

Cosa non incollare mai in una chat AI

La regola più semplice: non scrivere in chat niente che non scriveresti su un foglio lasciato sulla scrivania di un estraneo. In pratica, tieni fuori:

Dati personali di altri: nomi, indirizzi, telefoni, email, codici fiscali di clienti e colleghi.
Dati delicati: salute, buste paga, valutazioni del personale, dati bancari.
Password e codici di accesso, anche «solo per un attimo».
Segreti aziendali: contratti, offerte economiche, bilanci non pubblici, progetti, codice dei programmi.
Documenti interi quando ti basta un paragrafo: meno incolli, meno rischi.

Versione gratuita o aziendale: la differenza che conta

Molte persone usano al lavoro l’account personale, magari gratuito. È proprio la situazione più delicata. Le versioni per le aziende, invece, nascono con regole più strette.

ChatGPT: OpenAI dichiara che, se l’azienda non decide diversamente, non usa per l’addestramento i dati dei piani Business, Enterprise ed Edu.
Gemini: con un account aziendale Google Workspace (la suite per le aziende con Gmail, Drive e Documenti), Google afferma che i contenuti non servono ad addestrare i modelli senza permesso del cliente e non vengono letti da revisori.
Claude: la scelta sull’addestramento riguarda i piani personali (Free, Pro e Max). I piani per aziende, scuole ed enti pubblici seguono regole contrattuali diverse e restano fuori da questa scelta.
Copilot: con l’account di lavoro, Microsoft 365 Copilot offre la «protezione dei dati aziendali»: Microsoft dichiara che domande e risposte non vengono usate per addestrare i suoi modelli di AI.

Attenzione però: «aziendale» non significa «tutto permesso». L’azienda resta responsabile di quello che fai. E decide lei quali strumenti puoi usare.

Le impostazioni da cambiare oggi, app per app

Se usi un account personale, spendi cinque minuti per spegnere l’addestramento. I nomi dei menu possono cambiare un po’ tra computer, telefono e lingua dell’app.

ChatGPT: Impostazioni → Controlli dei dati → spegni «Migliora il modello per tutti» (in inglese «Improve the model for everyone»).
Gemini: nelle impostazioni apri la voce dedicata all’attività e disattiva «Mantieni attività» («Keep Activity»). Le nuove chat non vengono più usate per migliorare i servizi di Google, ma restano comunque conservate per 72 ore.
Claude: Impostazioni → Privacy → disattiva l’opzione che permette di usare le tue chat per migliorare i modelli di AI. Anthropic spiega che, se la lasci attiva, le nuove chat possono restare fino a cinque anni nei suoi archivi per l’addestramento, senza i dati che ti identificano direttamente.
Copilot (app personale): nelle impostazioni del profilo, sezione Privacy, cerca le voci sull’addestramento («training») e spegnile. Microsoft ha rinnovato l’app il 18 agosto 2026 e le istruzioni ufficiali si riferiscono ancora alla versione precedente: se non trovi la voce, controlla la pagina di aiuto di Copilot.

Spegnere l’addestramento vale per le chat future. Quelle già fatte possono restare nei sistemi: se contengono dati delicati, cancellale a mano.

Chat temporanee: utili, ma non magiche

ChatGPT, Gemini e Claude hanno anche una modalità «usa e getta». La conversazione non compare nella cronologia e non viene usata per l’addestramento.

ChatGPT: apri una nuova chat e attiva l’opzione della chat temporanea prima di scrivere il primo messaggio. OpenAI può tenerne una copia fino a 30 giorni per sicurezza.
Gemini: apri il menu e scegli la chat temporanea, accanto al comando per una nuova chat. La chat resta conservata 72 ore. Per ora la funzione è pensata per gli account Google personali.
Claude: clicca l’icona del fantasmino in alto a destra per la chat in incognito. Viene conservata 30 giorni e non usa né aggiorna la «memoria», cioè le informazioni su di te che Claude ricorda tra una chat e l’altra.

Ricorda: temporanea non vuol dire invisibile. Per qualche giorno il testo esiste ancora sui server. Quindi le regole del capitolo «Cosa non incollare» valgono anche qui.

Come rendere anonimo un testo in 4 passi

Rendere anonimo un testo significa togliere tutto ciò che permette di capire di chi si parla. Ecco il metodo, da fare prima di incollare:

Togli i nomi: sostituisci persone e aziende con etichette come [CLIENTE], [COLLEGA A], [AZIENDA].
Togli i contatti e i codici: email, telefoni, indirizzi, codici fiscali, numeri di contratto o di pratica.
Arrotonda numeri e date: «12.380 euro» diventa «circa 12.000 euro», «3 marzo» diventa «inizio marzo».
Rileggi con gli occhi di un estraneo: un ruolo raro o una città piccola bastano a far capire chi è. Generalizza anche quelli.

Un esempio. Prima:

«Gentile Mario Rossi, la fattura n. 2026/418 di 12.380 euro della Rossi Impianti srl, via Roma 5, Salerno, risulta non pagata dal 3 marzo.»

Dopo:

«Gentile [CLIENTE], la fattura [NUMERO] di circa 12.000 euro della sua azienda risulta non pagata da inizio marzo. Riscrivi questo sollecito in tono cortese ma deciso.»

L’AI ti restituisce un testo ben scritto. Tu rimetti i dati veri nel tuo programma di posta, fuori dalla chat. Un limite da conoscere: se qualcuno può ancora risalire alla persona, per la legge quelli restano dati personali.

GDPR e AI Act in parole semplici

Il GDPR è il regolamento europeo sulla privacy. Il Garante italiano ne riassume i principi. Due sono utilissimi quando usi l’AI:

Minimizzazione: usa solo i dati che servono davvero allo scopo. Per migliorare il tono di un’email il nome del cliente non serve.
Finalità: i dati raccolti per un motivo preciso (per esempio una fattura) non si possono usare per scopi diversi che non c’entrano con quello iniziale.

L’AI Act è la legge europea sull’intelligenza artificiale. Da febbraio 2025 chiede alle organizzazioni che usano l’AI di formare il personale, cioè di dare a chi la usa le conoscenze di base. Nel luglio 2026 l’Unione europea l’ha modificata con il Regolamento 2026/1744, in vigore dal 27 luglio: l’obbligo di formazione resta, ma non si chiede più un livello preciso di competenza per ogni persona. Molti obblighi per i sistemi «ad alto rischio», come quelli usati per selezionare il personale, slittano al 2 dicembre 2027.

In Italia c’è anche la legge 132 del 2025 sull’intelligenza artificiale, in vigore dal 10 ottobre 2025. Per il lavoro (articolo 11) prevede che il datore informi i dipendenti, nei casi indicati dalle norme sul lavoro, quando usa sistemi di AI che incidono per esempio su assunzioni, organizzazione del lavoro o valutazione.

Regole aziendali: prima chiedi, poi usa

Usare di nascosto app non approvate dall’azienda ha un nome: «shadow AI», cioè AI nell’ombra. Il problema non è la curiosità. È che l’azienda non sa dove finiscono i suoi dati.

Chiedi all’ufficio informatico o a chi si occupa di privacy quali strumenti sono ammessi.
Se c’è una versione aziendale, usa quella e accedi con l’account di lavoro, non con quello personale.
Se non esiste una regola scritta, proponila: bastano una pagina e un elenco di cosa si può e non si può incollare.

Cosa puoi fare subito

Apri l’app AI che usi più spesso e spegni l’opzione per l’addestramento.
Per le domande di lavoro, usa la chat temporanea o in incognito.
Prima di incollare, fai i 4 passi: nomi, contatti e codici, numeri e date, rilettura.
Chiedi in ufficio se esiste una versione aziendale e una regola sull’uso dell’AI.
Cancella dalla cronologia le vecchie chat con dati di clienti o colleghi.

Fonti

Foto di copertina: Richard Nowell, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons (rielaborata da RicercAttiva).

Foto più belle con lo smartphone: le gomme magiche dell’AI

L’intelligenza condivisa: le 4 regole di Mollick per lavorare con l’AI

Usare l’AI al lavoro senza rischi: la guida per proteggere i dati