App per riassumere le riunioni: prima controlla quella che hai già

Esci da una riunione di un’ora e qualcuno chiede: «Chi manda il preventivo? Entro quando?». Nessuno ha preso appunti. Oggi un assistente AI può ascoltare la riunione, trascriverla (cioè trasformare la voce in testo) e consegnarti un riassunto con l’elenco delle cose da fare.

Prima di installare un’app nuova, però, controlla quello che hai già. Spesso la funzione è dentro il programma che usi per le videochiamate. In questa puntata di App per il lavoro confrontiamo le tre piattaforme più diffuse, un’alternativa esterna e le regole su privacy e consenso.

Google Meet: il verbale finisce in un documento

In Google Meet la funzione si chiama «Prendi appunti per me». Durante la chiamata scrive un verbale in un documento Google, salvato nel Drive di chi organizza. Il documento ha due parti: note veloci, con sintesi e azioni da fare, e note complete, con decisioni e dettagli.

A fine riunione l’organizzatore riceve un’email con il link, e le note restano agganciate all’evento del Calendario. Chi arriva tardi può chiedere un riepilogo di quanto detto fino a quel momento. L’italiano è tra le otto lingue supportate, ma se ne usa una sola per riunione: le chiamate in più lingue non sono gestite.

Serve un abbonamento Google Workspace idoneo o un piano Google AI. Con l’account dell’ufficio può essere necessario che l’amministratore la attivi. Da fine giugno 2026 la funzione è arrivata anche agli abbonati privati Google AI Pro e Ultra, per le chiamate che organizzano loro.

Microsoft Teams: il riepilogo c’è, ma con licenza

Microsoft Teams offre il «riepilogo intelligente». Dopo la riunione trovi note scritte dall’AI, attività consigliate, i capitoli della discussione e i punti in cui sei stato nominato. Microsoft mette l’italiano tra le lingue supportate, ma la sua guida indica che alcune funzioni, come le note AI, valgono ancora solo per l’inglese: fai una prova.

C’è un limite importante: servono una licenza Teams Premium o Microsoft Copilot, e la trascrizione deve essere attiva. Se registri anche il video ottieni la versione completa, con chi ha parlato e quando. Senza queste licenze restano registrazione e trascrizione, ma niente riassunto automatico.

Quest’estate Microsoft ha annunciato anche un’app «Recap», prevista da agosto 2026, che raccoglie in un unico posto registrazioni, trascrizioni e riassunti delle riunioni degli ultimi 30 giorni. Dovrebbe essere già installata ma non fissata nel menu a sinistra: cercala sotto i tre puntini. Senza licenza AI mostra registrazioni e trascrizioni, ma non i riassunti. Chiedi al tuo reparto IT quale licenza hai prima di dare per scontato che il riepilogo ci sia.

Zoom e le app esterne come tl;dv

Anche Zoom ha il suo assistente AI. Nel piano gratuito, secondo la pagina ufficiale, puoi avere il riassunto di 3 riunioni al mese organizzate da te e usare le note AI 3 volte al mese. Per un uso quotidiano serve un piano a pagamento.

E se lavori con clienti che usano piattaforme diverse? Qui entrano in gioco le app esterne. tl;dv manda un «bot» (un partecipante automatico) nelle chiamate di Zoom, Meet e Teams. Registra, trascrive in oltre 30 lingue e prepara note e prossimi passi.

Il piano gratuito registra e trascrive senza un tetto di riunioni, ma le note AI complete sono una decina. Le fonti non concordano: il blog di tl;dv parla di 10 al mese, una recensione di ottobre di un concorrente dice 10 in tutto. Anche la conservazione dei video gratuiti è limitata. Prima di contarci, verifica i limiti aggiornati sul sito di tl;dv. Per il piano a pagamento Pro, il blog dell’azienda indicava ad agosto 2026 18 dollari al mese per utente, con pagamento annuale.

Un consiglio pratico: il bot che entra nella chiamata si vede nell’elenco dei partecipanti. È un bene per la trasparenza, ma presentalo tu prima che qualcuno si chieda chi sia.

Privacy e consenso: prima si avvisa, poi si registra

Una trascrizione contiene voci, nomi e opinioni: sono dati personali. Per il GDPR (il regolamento europeo sulla privacy) chi registra deve informare i partecipanti prima, spiegando perché lo fa, dove finiscono i dati e per quanto tempo restano.

Il consenso è la strada più semplice, ma ha un limite: se anche una sola persona dice no, non puoi registrare solo gli altri. Tra datore di lavoro e dipendenti, poi, un «sì» detto davanti al capo non è davvero libero. Per questo due avvocati, in un approfondimento su Agenda Digitale, indicano per le aziende un’altra base legale, il legittimo interesse, da valutare caso per caso.

In Italia conta anche lo Statuto dei lavoratori: gli strumenti che permettono di controllare a distanza chi lavora sono ammessi solo per esigenze precise e, di regola, con un accordo sindacale (in mancanza, serve un’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro). Gli stessi autori sconsigliano di registrare le chiamate delicate, come trattative o incontri con avvocati e commercialisti.

Le piattaforme aiutano: Meet avvisa tutti e mostra un’icona quando prende appunti; se l’amministratore lo imposta, chiede a ciascuno un assenso esplicito. Ma l’avviso automatico non sostituisce una regola aziendale chiara. Se vuoi ridurre il tempo passato in call, leggi anche il nostro articolo su le abitudini che aiutano a fare meno riunioni.

Cosa puoi fare subito

1. Apri la tua app di videochiamate e cerca la funzione: «Prendi appunti per me» in Meet, il riepilogo in Teams, l’assistente AI in Zoom.
2. Chiedi all’IT se la tua licenza la include e se l’azienda ha già una regola sulle trascrizioni.
3. Provala in una riunione interna e poco delicata, avvisando tutti all’inizio: «Uso l’AI per il verbale, va bene per tutti?».
4. Rileggi sempre il riassunto prima di inoltrarlo: nomi, numeri e scadenze possono essere sbagliati.
5. Stabilisci quanto tempo tenere registrazioni e trascrizioni, e cancella quelle che non servono più.

Fonti

• Take notes for me in Google Meet – Google Meet Help
• Google Meet brings Gemini note-taking to AI Pro and Ultra – 9to5Google (29/06/2026)
• Intelligent recap for calls and meetings – Microsoft Learn
• Meeting recap in Microsoft Teams – Supporto Microsoft
• New Meeting Recap app in Microsoft Teams – Topedia
• AI Assistant (piani e limiti) – Zoom
• The 5 best free AI note takers in 2026 – blog tl;dv
• Best AI notetakers under $20 per month – blog tl;dv (agosto 2026)
• tl;dv Review 2026 – Laxis
• Videocall e privacy: registrare e trascrivere senza rischi – Agenda Digitale